Cuối tháng 7, chị N.T.H (Ba Đình, Hà Nội) nhận thư mời nhập học cho con từ một trường đại học tại Đài Loan, khai giảng 1/9. Hồ sơ đã chuẩn bị từ tháng 5, nhưng chỉ vì một lỗi nhỏ – bản dịch học bạ thiếu dấu mộc đúng chuẩn – toàn bộ bị trả lại. Trong mùa cao điểm, sự cố này suýt khiến chị lỡ deadline. Câu chuyện của chị không phải cá biệt, khi tháng 8–9 trở thành “cuộc đua” hồ sơ quốc tế, nơi chỉ một sơ suất nhỏ cũng có thể đánh mất suất du học. Vậy cần làm gì để giảm rủi ro và kịp chuyến bay?
Tháng 8–9: “Cuộc đua” trên bàn giấy
Tháng 8–9 hằng năm là giai đoạn cao điểm nhập học quốc tế. Đây là thời điểm hàng loạt trường đại học ở Mỹ, Anh, Pháp, Đức đồng loạt khai giảng, thường rơi vào cuối tháng 8 hoặc đầu tháng 9.
Tại Đài Loan, phần lớn các trường bắt đầu học kỳ mùa thu vào cuối tháng 8 hoặc đầu tháng 9, song một số trường như University of Taipei còn khai giảng sớm từ 1/8. Ở Trung Quốc, các đại học hàng đầu như Đại học Thanh Hoa và Đại học Bắc Kinh cũng mở học kỳ vào tuần đầu tháng 9, sau khi sinh viên hoàn tất xét học bổng và thủ tục visa từ cuối tháng 8.
Điểm chung của mùa cao điểm này là quỹ thời gian xử lý hồ sơ bị thu hẹp tối đa. Chỉ cần một sai sót nhỏ trong dịch thuật, công chứng hay chứng thực, phụ huynh có thể phải đổi lịch bay, mất học bổng, hoặc tệ hơn là bỏ lỡ cả năm học. Theo ghi nhận từ Công ty Dịch thuật – Công chứng Phú Thịnh, nhiều khách hàng tìm đến vào giai đoạn này thường gặp các lỗi như: bản dịch thiếu dấu mộc đúng chuẩn, giấy tờ chứng thực bị lệch ngày, hoặc thiếu bản song ngữ theo yêu cầu của trường. Đây chính là lý do giai đoạn này được ví như “cuộc đua” trên bàn giấy, nơi tốc độ và độ chính xác của từng tờ hồ sơ quyết định cả một chặng đường học tập ở nước ngoài.
Những sai sót thường gặp – và hệ lụy
Theo ghi nhận từ thực tế xử lý hồ sơ du học, không ít phụ huynh rơi vào cảnh “nước đến chân mới nhảy” vì những lỗi tưởng chừng rất nhỏ. Có hồ sơ bị dịch sai thuật ngữ chuyên ngành như “GPA” hay “distinction”, hoặc phiên âm tên riêng không thống nhất giữa các giấy tờ. Có trường hợp thiếu công chứng đúng thủ tục, sai loại chứng thực lãnh sự; hoặc gửi nhầm thứ tự giấy tờ – như nộp bảng điểm trước thư mời nhập học – khiến trường không thể xử lý theo quy trình. Thậm chí, nhiều gia đình không chuẩn bị sẵn bản mềm, dẫn đến việc bị động khi hồ sơ gốc phải giữ lại cho thủ tục visa.
Hệ lụy từ những sai sót này không chỉ là trễ ngày nhập học, mất học bổng, tốn thêm chi phí xử lý khẩn, mà đôi khi còn là đánh mất hẳn suất học đã chờ đợi nhiều tháng. Chị N.T.H (Ba Đình, Hà Nội) kể: “Chỉ vì thiếu một dấu mộc, tôi phải dịch lại toàn bộ, công chứng gấp và đổi lịch bay. Riêng chi phí phát sinh đã lên tới cả triệu đồng, chưa kể áp lực tinh thần”.
Chính vì vậy, nhiều phụ huynh lựa chọn tìm đến các đơn vị chuyên nghiệp như Công ty Dịch thuật – Công chứng Phú Thịnh để được kiểm tra, chuẩn hóa hồ sơ ngay từ đầu. Việc này không chỉ tiết kiệm thời gian, giảm rủi ro sai sót, mà còn giúp bảo toàn cơ hội nhập học trong mùa cao điểm – khi mỗi ngày trôi qua đều có thể là một cơ hội không lấy lại được.
Áp lực mùa cao điểm – Góc nhìn từ chuyên gia
Bà Nguyễn Hồng Phương – Giám đốc Công ty Tư vấn và Dịch thuật Phú Thịnh chia sẻ rõ nét áp lực thời gian trong giai đoạn tháng 8–9: “Vào mùa cao điểm, thời gian xử lý hồ sơ tăng ít nhất 30% so với bình thường. Một bộ hồ sơ chuẩn cần 10–14 ngày để hoàn thiện dịch thuật và công chứng. Nhưng chỉ một sai sót nhỏ cũng có thể khiến phụ huynh mất thêm 3–5 ngày và chừng đó đủ để trễ ngày nhập học.”
Các cơ quan cấp visa cũng chịu áp lực lớn. Theo Bureau of Consular Affairs (Cục Lãnh sự Đài Loan), xử lý Resident Visa (thị thực cư trú dài hạn) mất khoảng 8 ngày làm việc. Một số nguồn quốc tế ghi nhận student visa (thị thực du học) có thể kéo dài 2- 4 tuần vào mùa cao điểm, đặc biệt khi hồ sơ chưa đầy đủ. Điều này khiến quỹ thời gian dự phòng gần như bằng 0 nếu phụ huynh chuẩn bị muộn.
Để giảm thiểu rủi ro, Phú Thịnh áp dụng quy trình kiểm duyệt ba tầng: bộ phận QA – kiểm soát chất lượng, trưởng nhóm và bước rà soát cuối cùng trước khi bàn giao. Tất cả hồ sơ còn được lưu bản mềm (soft copy) để sẵn sàng gửi cho trường hoặc lãnh sự khi cần, giúp xử lý nhanh tình huống phát sinh.
Bà Phương khuyến nghị: “Phụ huynh nên bắt đầu dịch thuật và công chứng 60–90 ngày trước ngày nhập học, lập checklist – danh mục kiểm tra theo yêu cầu của từng quốc gia, và dự phòng 7–14 ngày cho xử lý visa vào mùa cao điểm. Khi thời gian eo hẹp, tốc độ và độ chính xác của hồ sơ chính là yếu tố quyết định thành công.”
Trải nghiệm thực tế – tiếng nói từ phụ huynh
Chị N.T.H chia sẻ kinh nghiệm thực tế: “Ban đầu tôi nghĩ dịch thuật và công chứng chỉ mất vài ngày, nên để sát lịch bay mới làm. Nhưng khi mang hồ sơ sang Phú Thịnh kiểm tra, mới phát hiện bảng điểm của con tôi dịch sai cụm ‘With Distinction’ (Tốt nghiệp loại Giỏi) thành ‘With Honors’ (Tốt nghiệp loại Khá giỏi). Nếu không phát hiện kịp, trường sẽ hiểu sai kết quả và học bổng 50% có thể bị hủy. Nhờ đội ngũ Phú Thịnh xử lý khẩn, chỉnh bản dịch và công chứng lại trong vòng 24 giờ, con tôi vẫn kịp nhập học đúng lịch.”
Nhiều phụ huynh khác cũng để lại đánh giá tương tự: họ ấn tượng nhất ở tốc độ xử lý hồ sơ, sự chính xác từng thuật ngữ và cách Phú Thịnh chủ động nhắc nhở, rà soát trước khi nộp. Đây là yếu tố then chốt giúp tránh rủi ro vào mùa cao điểm nhập học quốc tế.
Anh Lê Quang Minh (Cầu Giấy, Hà Nội) – có con nhập học tại một trường đại học ở Canada – cũng từng trải qua tình huống “thót tim”.
“Hồ sơ của con tôi thiếu Chứng thực Lãnh sự (Consular Legalization) cho bằng tốt nghiệp THPT, trong khi đây là giấy tờ bắt buộc khi nộp hồ sơ nhập học tại Canada. Nếu gửi hồ sơ mà thiếu, con tôi sẽ phải bay sang với visa du lịch và mất thêm 2–3 tháng mới chuyển được sang visa du học (study permit). Nhờ đội ngũ Phú Thịnh rà soát, bổ sung và hoàn thiện chứng thực trong vòng 3 ngày, con tôi đã nhận study permit kịp thời, không bỏ lỡ buổi khai giảng.”
Một suất học quốc tế không chỉ phụ thuộc vào học lực hay tài chính. Một lỗi nhỏ trong hồ sơ cũng có thể khiến giấc mơ du học “trượt”. Tháng 8–9 là cuộc chạy đua với thời gian, nơi phụ huynh không được phép để hồ sơ phát sinh lỗi. Bắt đầu sớm – quản lý bằng checklist – chọn dịch vụ kiểm soát chất lượng là chìa khóa để con em “cất cánh” đúng kế hoạch.
